Ley de la Eficiencia Máxima

El Tiempo es uno de los bienes decrecientes más preciados que tenemos, de ahí que parezca razonable optimizar su inversión. Hasta aquí bien. Pero este artículo no va de dónde debes invertir tu tiempo, es decir, que no va de reflexiones existenciales para priorizar qué es lo importante y qué no en tu vida para recordarte a qué dedicar el poco tiempo de que dispones. Hoy no va de esto.

Hoy la historia va de que tú ya lo has decidido y que lo tienes claro. Y va de que, en tu distribución de tiempo vital, igual destinas una parte de tiempo importante al Trabajo, vamos…un suponer.

Y si eso es así, hoy va de aprender la combinación de dos reglas básicas que te permitirán obtener el máximo rendimiento de tu trabajo y, quién sabe, igual hasta te permite trabajar menos horas que hasta ahora!

Ley de Parkinson.- El tiempo que tardarás en realizar una tarea es igual al tiempo que le preasignas para hacerla. Es como el gas en una cámara de vacío: se expandirá hasta ocupar todo su espacio. Dale a la gente 15 días para hacer una tarea y el día 14, al mediodía, estarás reclamándola. Dale a la gente 5 horas de entrevista y a las 4 y media todavía estarás buscando alguna conclusión. Moraleja: date plazos cortos para hacer tus tareas diarias. Reuniones cortas (30-45 minutos), pues más vale 2 reuniones de 30 minutos muy ejecutivas que 1 reunión de 2 horas. La propia presión del tiempo es el mejor aliado para la "ejecutividad" de la reunión. Insisto, plazos cortos para hacer, para debatir, etc.

Ley de Pareto: El 20% de tu trabajo explica el 80% de los resultados del mismo; mientras que sólo el 20% restante de los resultados de tu trabajo te exige el 80% de tu carga de trabajo. Regla clave. Aprende a identificar dónde está ese 80% y el 20% que lo explica. Te conviene. Verás cómo las consecuencias de no hacer ese 20% no son tan graves como tener que soportar el 80% de esa carga de trabajo, la que te asfixia, y con la que sólo consigues hacer ese maldito 20%.

La Ley de la Eficiencia Máxima es la combinación de las leyes de Parkinson con la de Pareto.

Identifica lo que te lleva a la mayor parte de tus resultados más relevantes. El demonio está en los detalles, así que elimínalos. Dedícale lo elemental a lo más administrativo. Elimina las florituras en los informes. Nadie te premiará por las florituras.

Nada de “voy a dedicarle la mañana a…”. Nada de “dos horas a…”. Piensa que puedes mantener la atención en una tarea no más de hora y media, así que no sobrepases este límite para tareas laboriosas y complejas (y hazlo cuando estés más fresco!) y déjate las llamadas para el final de tu jornada. El dichoso e-mail: revísalo dos veces al día (hoy lo haces una media de 23). La gestión de e-mail explica buena parte del 80% poco útil de tu trabajo. Reuniones cortas y al grano!. Y recuerda que se ha demostrado que la multitarea disminuye la eficiencia, así que…una cosa después de la otra!.

Tú sólo pruébalo, de verdad. Prueba a tener muy presentes ambas reglas en tu día a día y, si aun así no te funciona, puedes devolverme el dinero ;)