Administración de Personal: antes de querer volar, centrémonos en respirar.


Estamos en el siglo XXI. Va bien recordarlo. Era de las telecomunicaciones. Era de las Redes Sociales, de compartir, de subir a la nube y de bajar de la parra. Época de “compartir es ganar”, donde la ubicación es algo circunstancial y temporal. Donde ha cambiado ya de manera irreversible y definitiva nuestra manera de relacionarnos.

 Pues bien. Antes de ponernos a diseñar magníficos proyectos en Ppoint para demostrarle al mundo cuántas jerga extraña dominamos y cuan decididos la explicamos, debemos preguntarnos cuánta gente tenemos dentro de RRHH dedicada a las tareas administrativas como la nómina, control de presencia, contratos, gestión de absentismo, control de plantillas, presupuestos, etc. Siempre digo que una empresa que tenga mil programas de gestión de RRHH con nombres larguísimos y muy pijos, de esos de quedar muy bien, pero a la que le falle la procesos elementales como la nómina o la capacidad de reportar en tiempo y forma, etc. va a ver cómo en segundos la plantilla coge esos mismos programas de gestión y los utiliza para mandarnos a la porra. Esto funciona como un castillo de naipes. Los procesos operativos de soporte, los que aseguran la governance del resto de funciones están en la base. Sí, son imprescindibles pero no suficientes, pero imprescindibles al fin y al cabo.  Siempre digo que los procesos de Administración son a Recursos Humanos lo que el respirar para la vida, esto es, respirar es imprescindible para vivir, pero no es el objetivo de la vida. Como también resulta crítico que en estos procesos de base, administrativos, el error tienda a cero, pues generan una sensación de control y seguridad de la información que transmiten robustez en el sistema, fiabilidad y generan confianza en la plantilla.

 En una era digital, debemos dejar el papel para los románticos e invertir al máximo en programas de gestión integral de RRHH que permitan interfaces con otras áreas de la compañía (contabilidad, controlling, comercial, etc.) y que tengan como obsesión particular la autogestión del empleado. Se trata de una de las mejores inversiones en RRHH que agiliza la gestión y minimiza el error. Una gestión telemática unificada que permita, por ejemplo, vincular un sistema de control de accesos a la nómina y que permita al empleado consultar/imprimir nóminas, certificados de retenciones, gestionar sus bajas o bien al manager gestionar el rendimiento de sus equipos, y sus salarios, y tantas y tantas tediosas gestiones en papel que le apartan de lo que debería ser su trabajo resulta prioritario. Tendrá menos glamour, pero que nadie dude del valor añadido de contar con una base sólida y fiable…y económica, pues al poco tiempo queda absolutamente amortizada por el coste de personal que no te hace falta para gestionar tareas administrativas.

 Firmas digitales, flujos de aprobación, automatización de tareas y simplificación de las que actualmente tengáis, que eso también pasa. Recuerdo que me pasé elaborando mensualmente un informe de plantillas, de manera artesanal, durante casi tres años. Este informe era muy necesario realizarlo durante los primeros dos años pero, poco a poco las preguntas aclaratorias mensuales se hicieron esporádicas, hasta que un día pensé que, lejos de que el informe estaba perfecto cada mes, quizás no era necesario, así que dejé de enviarlo. Nunca me fue reclamado…creedme, no se trata de un caso extraño.

 La inversión también estará en eliminar los informes/trabajos innecesarios que todos hacemos en nuestro trabajo. Muchas veces hacemos trabajos innecesarios, los hacemos “por si acaso”, por “mejor que lo tenga” o “así lo tenemos controlado”, pero no hacen falta. A veces trabajamos doble o triple porque enviamos informes con la misma información, pero de diferente manera y lo justificamos “porque nos lo piden así”. ¿No vale la pena ver si pueden unificarse?, “no, son cosas diferentes…”, a lo que debemos ser capaces de argumentar “no, son cosas iguales y poneos de acuerdo para no duplicar informes”. Debemos esforzarnos en preguntar qué informes y trabajos son realmente imprescindibles y cuáles no para evitar apilar información que muchas veces la recolectamos “porque nos da tranquilidad” pero que al final “no hemos podido revisar debido a la carga de trabajo” (¿qué fue primero, el huevo o la gallina?)

Y lo que parece lógico, a la práctica muchas veces parece imposible, así que una de las maneras para poner lógica es hacerlo a través de un proyecto chulo con nombre pijo sin el que parece que no puedes vivir: y aquí podemos comentar los  cada vez más necesarios enfoques de calidad ISO o el del Lean Six Sigma…y es que dicho así, cómo no lo habíamos pensado antes!

 Una vez tuve un jefe que me enseñó la diferencia entre ser servicial y ser servil: y es que es tan sano contestar un “el sistema no me lo permite” ante cualquier informe innecesario solicitado por el típico jefe caprichitos, o incluso cuando un empleado con tiempo libre te empieza a pedir “me puedes hacer un certificado que ponga…pero me quitas… y me añades…”. Pues no, no puedo “porque el sistema no me lo permite”.

Busquemos sistemas sencillos, robustos, con funcionalidades básicas y otras que den realmente valor añadido y que resulten de uso habitual y si pueden tener un interface amable ya sería la leche. Muchos de vosotros habréis trabajado con sistemas informáticos de la NASA que permiten diez mil funcionalidades que nunca habéis utilizado. Mientras haga lo realmente útil y cotidiano, de manera rápida y fiable, y permitiendo una gestión integral de datos que fomente la propia gestión del empleado, cuando más simple, mejor.

Siempre digo que por más que lo compliques no lo haces mejor, lo haces más complicado.
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